はじめに
業務効率化を図る様々なITツールが誕生したことで、私たちが仕事をする環境は日々その恩恵を受けて進化しています。
しかしながら、電話や電子メールは今でも重要なコミュニケーションツールとして存在しており、
どれだけITツールが発達したとしても使わないという判断をするのは難しい状況です。
そんな中、時々遭遇するのが「電話でメールアドレスを伝える」という場面です。
例えば私の場合、電話で「Ｔ（ティー）」と言っても、何度か聞き返されてしまうことがよくあります。
普段からせっかく時短や効率を意識して作業していたとしても、こういった会話のやり取りで時間を取られてしまうと、すごくもったいないと思ってしまうのです。
そこで、今回は電話でメールアドレスをスムーズに伝える方法をご紹介します。
- メールアドレスの構成
- フォネティックコード
- 実践編
- まとめ
1.メールアドレスの構成
そもそもメールアドレスは、①ユーザー名と②ドメインの大きく２つから構成されています。
事業会社の場合、メールアドレスのドメインはその事業会社のHPのURLにあるドメインと同じ場合が多いです。
したがって、今回は上記①ユーザー名をどう伝えるかということを中心にご紹介します。
2.フォネティックコード
フォネティックコードは元々、無線での伝達の際に相手に誤解なく正確にアルファベットを伝える方法としてルール化されました。
現在では、ICAO加盟国間の航空無線や、NATO加盟国間での軍事的な場面で広く使用されています。
To ensure clear communication, NATO uses a number of well-known formats which are in general use. NATO standardization agreements enable forces from many nations to communicate in a way that is understood by all.
3.実践編
例えば、ある広告代理店の営業担当の方からお電話いただいたとしましょう。
その時「資料を送りますので、メールアドレスを教えてください。」と依頼されたら、あなたはどのように自分のメールアドレスを伝えたらいいでしょうか？
前述のメールアドレスの構成で用いた架空のメールアドレスを、フォネティックコードを使って伝えるとすると、
この場合ユーザー名は「t.a1234」ですから、フォネティックコードで伝える部分は、「t＝タンゴ」と「a＝アルファ」ということになります。
したがって、「タンゴのT、ドット、アルファのA、1、2、3、4＠以下ドメインと同じです。」と説明すれば良いわけです。
まとめ
このような複数の国家の同意に基づいたルールというのは、一定の有効性や合理性が担保されています。
フレームワークの活用と同様に、ご自身の業務と結び付けて適宜用いることで、
コミュニケーション・コストの抑制を図る（＝業務効率化の一つとして）方法としてその効果を期待できます。
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