メモとの付き合い方

2022-09-05

はじめに

仕事の進め方や効率についてたくさんの方からご相談いただきますが、まずお伝えするのが「メモの取り方」です。
実際にお話しをお伺いすると、確かにメモは取っているけれども内容に抜け漏れがある場合が多いようです。
そうすると、再度指示内容を聞くというようなことになり生産性が上がらず、これは成果につながりにくくなる要因の１つとなります。
そこで、今回はメモを取る際のポイントを記します。

ポイント

常に持ち歩く
すべて書く・雑に書く
ボールペンまたは万年筆で書く
A4サイズがおすすめ

常に持ち歩く

１つめのポイントは、移動の際にはメモとペンは常に持ち歩き、机に向かうときはすぐに書き出せるようにそばに置いておくことです。
上司や同僚から話しかけられるタイミングは、自分ではコントロールできません。
いつでもメモを取れる状況を自分で作ることから始めましょう。

すべて書く・雑に書く

２つ目のポイントとしては、すべて書くということです。打合せや業務指示については、口頭でのやりとりが中心であるため、
要点が即座につかめるようになるまでは、「発言の一言一句を漏らさない！」という意識でメモを取りましょう。
また、メモを取るときは体裁や字が汚くなることを気にする必要はなく、殴り書きでいいのです。
議事録として後ほど関係者に共有するためにきれいに体裁を整えるというのは後回しにしましょう。

ボールペンまたは万年筆で書く

シャープペンシルや鉛筆は、幼いころから馴染みがある筆記用具です。
消しゴムがあれば消して書き直すことができる点はとても便利な一方、手間がかかってしまいます。
限られた時間でスピーディーに仕事をこなしていく必要がある中で、書いたり消したりを繰り返すのは、時間がもったいないです。
そこで、ボールペンや万年筆などを使うことをお勧めします。
間違えたら塗りつぶしたり、二重線など書いて、正しいものを続きから書いていけば、消しゴムを使う時間と手間を省けます。

また、タスクを書き出した場合はメモをして終わりではなく、終わったタスクは「×」をつけて消しましょう。
この時、塗りつぶすのは避けた方がよいと思います。なぜならば、塗りつぶしてしまうと、
どのタスクをやったかがわからなくなり、報告ができなくなってしまうからです。
もちろん、タスクが終了したら速やかに報告するというのは前提ですが、自分が何をやって何が終わってないかを把握できるようにするためにも、
二重線や×などで消すようにしましょう。消すというよりは、マークを付けるという表現の方が正確かもしれません。

A4サイズがおすすめ

メモ帳には大小様々なサイズがありますが、私はA４サイズを使っています。
上記で示したポイントを踏まえると、このサイズが最も扱いやすいからです。
また、１つのページにたくさん書き込めるということで、業務内容が増えるあるいは複雑になればなるほど
大きいサイズの方が整理しやすくなります。コンパクトなサイズのメモ帳は、持ち運びがしやすいかもしれませんが、
A４サイズであれば仕事で使うような鞄には問題なく入ります。