段取りが大切！～作業に着手する前に～

先輩や上司から何か仕事を頼まれた際に、
「いきなり始めない」ということが重要です。

仕事を頼む側が最終的にイメージしている成果物と、
自分のイメージが合っているか、
そのために何が必要か、
そしていつまでに完了させる必要があるか等、

実際に着手するまでの準備を忘れないようにする必要があります。

具体的に考えてみましょう。
例えば、「新規サービスについて、取引先の人たちに説明するための
資料を作ってもらえますか？」
という仕事を頼まれたとしましょう。

こんな時にまず取り組むことは、次の3点です。

1.相手の期待値を把握する

まずは、相手の期待値を把握、つまりどんな成果物を求めているか確認します。

使い方として、商談で使うための資料なのか、

一斉にメールや郵送でご案内するのか、それともどちらの場合もあるのか。

その資料でどんな効果を得たいのか。
ただ知って欲しいだけなのか、最終的に問い合わせをして欲しいのか。

そしていつまでに必要なのか。

外注するのかしないのかによっても納期は変わりますから、期限の確認も重要です。

このように方向性をすり合わせていきます。

2. 必要な要素を洗い出す

次に、必要な要素を洗い出しましょう。

仮に、最終的な成果物としては、A4サイズで4枚ほどの説明資料で、
印刷は外注せず、10日後までに用意する必要がある
ということがわかったとしましょう。

要素としては、
・構成
・画像
・文言
など、資料に盛り込む情報量やその構成から、
何が必要かを確認します。

3. それぞれの要素の期限を決める

要素の洗い出しが終わったら最後にスケジュールを決めていきます。

基本的には最終的な締切と、確認してもらう相手の都合も加味して
前広に期限を設定していくことにしましょう。
万が一遅れが発生したとしてもリカバリーできるだけの余裕を設けるということです。

今回の例では、
納期は10日後なので、前日の9日後までの納品を目指します。
そうすると、9日後の段階で全て確認が済んでいる状態ということですから、
8日後の段階では依頼した相手の確認をしてもらっておく必要がありそうですね。
だとすると、実質8日後までには作業を粗方完了させておくということになります。

そして手順してまずは構成を決め、画像の作成、文言の作成という流れで進めるとして、

というような流れで、
いつ何をどこまでやればいいかということがわかるようなります。
そしてこのスケジュールも依頼した相手と合意を取っておくことで、
相手もそのつもりで準備ができますから、全体的にスムーズに進めることができます。

まとめ

初めて経験する仕事やまだ慣れないときは、
なおさらこのように一旦仕事の段取りを整理してから、
着手するということを意識してみましょう。

スタート地点からゴール地点を確認してから、
出発するというイメージです。

迷子になったり、遅刻したりしないように、
どんな乗り換えルートがあるかということを考えてみる。

迷ったら相談するということも、お忘れなく！

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