メールの誤送信を防止～Google ドキュメントの機能を徹底活用～

2023-08-22

私は普段の業務の中で、共有のしやすさからGoogleドキュメントをよく利用します。

そして、Googleドキュメントは共有がしやすいだけではなく、非常に優れた機能が備わっています。

今回はそのうちの1つであるメールの下書き機能についてご紹介します。

1. メールの誤送信

仕事をする上でメールを送るというのは日常茶飯事です。
その一方で、誤送信のリスクも常について待っています。

例えば、送付する相手のメールアドレスを間違えてしまうこともあれば、
誤字や脱字を直さないまま送信してしまうと言うこともあります。

これが、仮にメールマガジンのような多数に一斉送信するメールだった場合、
企業やサービスへの印象を悪化させてしまう可能性や、
予期せぬトラブルに発展する可能性も考えられます。

したがって、そのようなメールの誤送信は避けなければなりません。

ところが、このようなミスは、
いわばヒューマンエラーに起因することがほとんどです。
普段からどれだけ注意深く作業していたとしても、人間が行う以上、
何かしらの誤りは完璧には取り除けないでしょう。

そうであるとすれば、何か仕組みとして防ぐという方法を知っておく必要があるかと思います。

そのような誤送信を防ぐために非常に便利なのが、このGoogleドキュメントのメールの下書き機能です。

このメールの下書き機能を使えば誰に送るのか、何を送るのかということをGoogle ドキュメントで、
明確にすることができますし、それを他者と共有してダブルチェックすると言うことが可能です。

ただ、共有するという点については、wordでもできるだろうと思われるのですが、
Googleドキュメントに備わるメールの下書き機能の最大の特徴は、
そのドキュメントからGmailの下書きに変換をすることが可能だという点です。

この機能によって作業が圧倒的に効率よくなります。
具体的にメールの下書き機能の使い方についてご紹介します。

まずはGoogleドキュメント上に半角で@を入力してみて下さい。
メニュー画面が出てくるので、そのメニュー画面の中にあるメールの下書きを選択します。

次に、ドキュメントに宛先件名本文を記入する欄が出てきますので、
そこに送りたい相手のメールアドレス、件名、本文をそれぞれ入力します。

一通り入力が終わったら、一度誰かに共有して内容の確認や訂正をしてもらうというステップはこの入力後に行うと良いでしょう。

さて、宛先件名本文、それぞれに内容の誤りがないことが確認されたら、いよいよ送信の作業に入ります。

ドキュメントを見ると、宛先の左横に「M」のマークが出ています。
これをクリックするだけで、画面はGmailの下書き画面編集画面に切り替わります。
最後に文面の内容を確認して送信後は送信ボタンを押すだけです。

コピペやブラウザを切り替えると言うような作業をせず、

クリック1つで下書きから送信まで実施できるこの機能は

作業時間の短縮と誤送信の防止に役立つかと思います。

皆さんもぜひ試してみてください。